关于做好我校2014级新生信息采集工作的通知

各学院：

根据教育部及省教育厅有关文件精神，普通高等学校在校学生必须进行学籍电子注册，注册信息应准确、规范。为切实做好我校2014级新生信息采集工作，现将有关事项通知如下：

一、采集范围：

被我校录取的2014级普通全日制本科、专科、专升本新生，不含成教生、借读生、旁听生等，请以学校提供数据为准。

二、采集内容：

根据国家要求，采集包括以下内容。

三、采集要求：

1.请各学院按电子表格Excel录入新生数据，各字段的内容左对齐，字符之间不能有空格、点 、横等字符，以上字段均必须填写。不得漏报或多报。报送数据必须准确、规范，要特别注意下列字段的录入：

①姓名：学生姓名必须与录取通知书一致；按姓名的汉语拼音递增顺序录入数据；姓名中不能有空格；左对齐。

②民族：填写全称。

③身份证号：左对齐；字符数只能18位，不能出现其他位数的号码。

④高考报名号：左对齐；统一录取的新生为14位数，专升本学生为15位数。

2.所有数据必须让学生亲自校对并签字，特别是对姓名、身份证号和家庭详细通讯地址必须准确无误。如果出现信息错误，毕业时会影响毕业证书和学位证书上网。

3.未报到放弃入学资格的学生请作备注说明，同时不要编写班号。

4.因病或应征入伍保留入学资格，凭已办理的《湖北工程学院新生申请保留入学资格审批表》作备注说明。

四、报送时间：

9月16日前报送到注册中心。我们根据报送准确的数据编制学号，制作学生成绩记分册。

五、报送内容：

1、电子数据；2、纸质文档（由学院负责人签字并加盖公章的新生名册）（见附件）。

六、其他：

1、2014级新生名单的部分数据放在教务/文件夹中。请各学院注意学生信息的保密工作。

2、若有少数学生专业异动，请各学院在信息采集时，认真清查，及时核实本学院学生名单，不要漏报、错报。不得接受擅自转专业的不是本学院的新生。

附件：2014级新生名册

联系人：李晓玲

二〇一四年九月九日